Entity и организация системы документооборота

Внутренний документооборот предприятия
Entity. Все, чем сотрудники обмениваются в процессе работы. Заявки, отчеты, расчеты, образцы, чек-листы, телефонные звонки, письма... Прежде всего, четкий, оптимизированный документооборот.
Любая мысль имеет три агрегатных состояния:
  • Газообразное – мы что-то подумали и забыли,
  • Жидкое – мы о чем-то поговорили, но каждый запомнил что-то свое,
  • Твердое – то, что зафиксировано письменно, минимум возможностей для разного толкования.
Борис Федоров, ректор ОШБ 1994-2016

Виды и назначение документов

Бланк, чек-лист, бриф

Главная задача этих документов – напомнить сотруднику, какую информацию нужно внести. Согласно закону Миллера, человек в состоянии удерживать в фокусе внимания 7 ± 2 единиц оперативной информации. Поэтому бланк-«напоминалка» в 25-30 позиций, который нужно заполнить не пропустив ни одной графы – достаточно надежный способ предотвратить потерю и искажение информации.

Но здесь тоже нужно знать чувство меры. Если, например, бланк заполняется мастером погрузо-разгрузочных работ «в поле», достаточно, если он внесет информацию о номере машины или вагона, количестве единиц товара. Не нужно «грузить» его внесением массы, номеров сертификатов и т.п. Это может сделать человек, сидящий в тепле у компьютера.
Бланк, чек-лист, бриф
Пример бланка заказа

Коммерческое предложение, официальное письмо, договор, рассылка

Здесь главное – экономия времени при составлении и тиражировании этих документов. Поэтому их нужно унифицировать. Лучше, если это сделают специально обученные люди – юристы, копирайтеры, дизайнеры. А исполнителю нужно будет только внести нужную информацию.

Кстати, так включается «защита от дурака» (концепция формализована в 1960 Сигэо Синго, Toyota).

Экономия времени при подготовке документов и исправлении ошибок позволяет поднять производительность труда, сэкономить фонд заработной платы.
Коммерческое предложение, официальное письмо, договор, рассылка
Пример официального письма

Прайс-лист, расчет

Основные задачи – во-первых, сэкономить время благодаря автоматизации расчетов, во-вторых, предотвратить ошибки в расчетах из-за человеческого фактора.

При больших объемах данных или сложных расчетах можно использовать таблицы Excel или более сложные программы для электронного документооборота.

Внедрение автоматических расчетов предполагает два этапа. Первый – создание и испытание математической модели, например, в Excel, а потом уже ее внедрение в более сложное программное обеспечение, например, в 1С.
Прайс-лист, расчет
Пример расчета потребности

Отчеты

Основные моменты при разработке форм отчетов и работе с ними.

Форму отчета (шапку) обязан составить тот, кто этим отчетом будет пользоваться, и никто другой. Именно этот сотрудник, чаще всего руководитель, знает, какая именно информация ему нужна.

Отчет должен быть достаточно информативным, при этом помещаться на одной странице. Огромный массив данных рассеивает внимание. Очень полезны графики и диаграммы, поскольку «одна картинка заменяет тысячу слов».

Отчеты должны оперативно заполняться в автоматическом режиме. Если это невозможно, их должны заполнять низкоквалифицированные исполнители, которых нужно обучить, корректно вносить данные. Заполнение отчетов руководителями или квалифицированными исполнителями – трата драгоценного ресурса, времени, перерасход фонда заработной платы.
Отчеты
Пример отчета

Другие документы

Формы документов можно комбинировать. Например, можно совместить чек-лист с расчетом стоимости заказа, что позволит оперативно предоставить потенциальному заказчику информацию о стоимости заказа. А фактор времени часто является определяющим при заключении сделки.

Каждое предприятие создает свой индивидуальный набор документов. И здесь нет предела изобретательности.
Вообще, на этапе Entity технологии ASSETS рассматривается все, чем сотрудники обмениваются в процессе работы: звонки, документы, образцы и т.д. Но документы – самая важная составляющая, требующая пристального внимания. Формы документов разрабатываются одновременно с разработкой регламентов.

Организация внутреннего документооборота – один из важных факторов обеспечения жизнеспособности и мобильности предприятия. Именно потому, что мысли изложенные «на бумаге» приобретают «твердую» форму.

При устной передаче информации срабатывают внутренние фильтры человека. Информация может блокироваться, искажаться, выпадать. Если в цепочке несколько человек, возникает всем известный эффект испорченного телефона.

При письменной передаче информации ее потери сводятся к минимуму.

При формировании системы документооборота в организации нужно соблюдать некоторые принципы.

Главная задача – ускорить прохождение информации, предотвратить ее потерю и искажение. Перегрузка отчетами ради сертификата ISO, или потому, что кому-то из руководителей показалось, что увеличив количество отчетов, он сможет лучше контролировать ситуацию в организации, дают отрицательный эффект.

Количество документов должно быть оптимальным. Их переизбыток перегружает сотрудников, крадет время. Недостаток лишает важных данных при принятии решений.

Содержание самих документов должно быть оптимизировано. Как переизбыток сведений, так и их недостаток снижают качество обмена информацией.

Выгоды от внедрения электронного документооборота

1
Упрощение и ускорение передачи информации, предупреждение ее потерь и искажений,
2
Предупреждение конфликтов внутри компании, предупреждение конфликтов с контрагентами,
3
Напоминание сотрудникам в автоматическом режиме о необходимости предоставить данные,
4
Сокращение издержек времени на исправление ошибок связанных с потерей и искажением данных,
5
Повышение производительности труда, эффективности работы предприятия в целом.
Услуга по разработке системы документооборота предоставляется одновременно с разработкой регламентов в СПб.
Узнайте больше об услуге по организации системы документооборота
Заполните контактную форму и нажмите кнопку Отправить. Мы свяжемся с вами и предоставим развернутую информацию.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.