Set of rules и Разработка регламентов

Услуги по разработке регламентов
Set of rules. Свод внутренних правил организации. Во-первых, это отладка бизнес-процессов: разработка регламентов взаимодействия между сотрудниками, подразделениями. Во-вторых, правила внутреннего распорядка, другие внутренние нормы и правила.
Свод внутренних правил (Set of rules) регулирует:
  • как взаимодействие сотрудников друг с другом,
  • так и взаимодействие сотрудников и организации.
Свод внутренних правил (Set of rules) включает следующие документы:
  • Регламенты взаимодействия, другие формы описания бизнес-процессов,
  • Правила внутреннего распорядка,
  • Положение о коммерческой тайне,
  • Положение (или приказ) о командировках,
  • Положение об оплате труда,
  • Положение о системе управления охраной труда,
  • Другие документы.
Что касается правил, положений, приказов, их типовые образцы можно легко найти на просторах интернета и адаптировать под свою компанию.

Что касается регламентов взаимодействия, типовой документ здесь не поможет, поскольку разработка регламента - это всегда индивидуальная работа. По сути, это система запрограммированных решений, созданных под конкретную организацию и утвержденных первым лицом. В идеальном случае регламент - результат договоренностей между сотрудниками о том, как им удобнее и быстрее взаимодействовать, с тем чтобы приносить максимальную пользу предприятию.

    Что дают регламенты взаимодействия

    Увеличение качества и скорости принятия решений
    Любая информация, вошедшая в компанию, должна быстро пройти от человека к человеку внутри организации и превратиться в результат. Метафора - принцип падающего домино. Если цепочки взаимодействия прописаны, сотрудники придерживаются установленных правил, информация проходит быстро, нигде не искажается, не застревает. Каждый работник добавляет то, что от него требуется. Или получает информацию.
    В результате решения (например, о заключении сделки) принимаются быстро и качественно.
    Высвобождение времени для продуктивной работы
    Задача регламента, как системы запрограммированных решений, не в том, чтобы загнать сотрудников в рамки, а в том, чтобы сократить издержки времени на «ненужную беготню». Нужно прописать и утвердить 80% стандартных ситуаций. Тогда работники автоматически действуют по принципу «если произошло событие А, я должен призвести действие Б».
    Тогда люди не «достают» руководителя вопросом: «А что теперь делать?» Вместо этого у них высвобождается время для другой, более полезной и продуктивной работы.
    Руководитель меньше отвлекается на оперативные вопросы, у него появляется больше времени на разработку и решение стратегических вопросов.
    Здоровая психологическая обстановка
    Каждый сотрудник знает, когда и как он должен действовать в той или иной ситуации. Кому, когда, что должен передать.
    Во-первых, не возникает вопросов: «А кто и почему это должен делать?» Все уже продумано, решено, написано заранее.
    Во-вторых, если работники привлекаются к разработке регламентов, для них это один из способов договориться между собой, выстроить конструктивные взаимоотношения.
    В конце концов, и это тоже для кого-то важно, решение уже принято руководителем, человеку не нужно брать на себя ответственность за уже принятое начальником решение.
    Повышение производительности труда
    Производительность труда - частный случай эффективности. А эффективность - это результат деленный на ресурсы.
    Благодаря регламентам взаимодействия, с одной стороны у сотрудников больше времени на продуктивную работу (выше результат), с другой стороны они меньше времени тратят на «ненужную беготню» (экономят важнейший ресурс любой компании - время).
    Таким образом и достигается увеличение эффективности и производительности труда.
    Первый шаг к автоматизации бизнес-процессов
    Разработчики Битрикс24 рекомендуют следующую последовательность шагов при автоматизации бизнес-процессов:
    1. Опишите бизнес-процессы словами (регламенты).
    2. Нарисуйте блок-схемы.
    3. Автоматизируйте бизнес-процессы.
    С их слов, если вы начнете с блок-схем, а тем более сразу с автоматизации, то вам в любом случае придется вернуться на шаг 1 и словами объяснить, чего же вы все-таки хотите.
    Чтобы сэкономить время на внедрении автоматизации, на переделке багов, «косяков» уже после внедрения, лучше сразу начать с разработки регламентов взаимодействия, описания бизнес-процессов словами.

    Услуги по разработке регламента

    Разработка должностных регламентов по технологии ASSETS проводится по схеме.
    Шаг 1
    Бизнес-консультант проводит очную сессию с руководителем компании. Выделяются бизнес-процессы, которые требуют описания. Расставляются приоритеты, составляется очередность работ, определяется состав участников. Оговаривается примерные сроки.
    Шаг 2
    Бизнес-консультант проводит первую очную сессию с участниками бизнес-процесса. Сотрудники договариваются о том, как проще и быстрее взаимодействовать, какими документами обмениваться. Составляются формы документов. Бизнес-консультант фиксирует результаты.
    Шаг 3
    Бизнес-консультант переводит результаты в электронный вид. Обычно это файлы Word, Excel. Но, по желанию заказчика, могут быть другие. Высылает файлы участникам сессии и руководителю организации для изучения.
    Шаг 4
    На следующей сессии участники обсуждают уже написанную часть регламента, формы документов, при необходимости вносят правки. Бизнес-консультант фиксирует эти правки. Далее разрабатывается следующая часть регламента.
    Шаг 5
    Бизнес-консультант проводит ряд сессий по пп.2-4 для разработки регламента. По мере готовности разделов регламента работы, руководитель компании утверждает их.
    Шаг 6
    Сотрудники организации начинают работать по утвержденным разделам регламента. Фиксируют недочеты, нестыковки.
    Шаг 7
    Бизнес-консультант проводит сессии по доработке утвержденных частей документа. Итерации могут повторяться несколько раз, до тех пор, пока регламенты взаимодействия не будут окончательно внедрены.
    Обычно сессии по разработке регламентов и инструкций проводятся два раза в неделю по 2 часа. Это позволяет, во-первых, рационально использовать время сотрудников и организации, во-вторых, соблюсти оптимальную скорость внедрения изменений.

    Получите первую бесплатную консультацию!

    Воспользуйтесь возможностью получить первую бесплатную 1-часовую консультацию по разработке регламентов взаимодействия
    Заявка на бесплатную консультацию
    Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
    Разработка регламента взаимодействия – кропотливый процесс, требующий внимательности и усидчивости от сотрудников и бизнес-консультанта, приводящий к оптимизации управления компанией в целом.

    Для сокращения объема документа используются общепринятые в организации сокращения наименований должностей, служб, отделов.

    Рекомендуется проводить разработку регламентов в компании после разделения труда и разработки должностных инструкций.

    Одновременно разрабатывается и внедряется система документооборота в организации.

    Фрагмент регламента работы

    7. Подача и сопровождение заказов в производстве.

    7.1. МАЗ анализирует заказы и полностью обеспеченные материалами заказы (см. П 03) дает в производство (1С: статус «Обеспечен в цеху») не позднее 16:00.

    7.2. НПр планирует и запускает производство.

    7.3. В случае если при исполнении заказа производством выясняется недостача материалов, документов и т.п. НПр пишет сопроводительную записку в произвольной форме, где указывает:
    • № заказа,
    • Чего не хватает,
    • Дата,
    • Подпись.
    И передает сопроводительную записку с полным пакетом документов по заказу (см. Приложение 03) МАЗ.

    7.4. МАЗ передает МСН информацию о недоукомплектованных материалами заказах устно.
    МСН меняет в 1С статус заказа на «Задержка в снабжении».
    МСН решает все вопросы по доукомплектованию заказа материалами и документами. Дает заказ в производство повторно в соответствии с п.7.2.

    8. Приемка готовой продукции. Комплектация заказа и подготовка его к отгрузке.

    8.1. По мере готовности корпусной части и дверей комплектовщики забирают готовые заказы, проверяют качество исполнения заказа, пакуют и комплектуют заказ.
    В случае обнаружения дефектов комплектовщики устраняют дефекты самостоятельно, либо возвращают в цех на переделку.
    Решение о возврате дефектных деталей в цех на переделку принимает КСГП.
    В спорных ситуациях окончательное решение принимает ДССЛ.

    8.2. КСГП готовит Лист сдачи заказов на склад готовой продукции (Ф 04), передает ее О1С не позднее 8:30 следующего дня.

    8.3. По полностью упакованным и укомплектованным заказам упаковщик заполняет Упаковочный лист (Ф 05) и передает полный пакет документов с Упаковочным листом (Ф 05) КСГП.

    8.4. КСГП проставляет в 1С статус «На складе». Передает пакет документов с Упаковочным листом (Ф 05) НПр.

    8.5. НПр вписывает окончательное количество упаковочных мест, передает комплект документов с Упаковочным листом (Ф 05) логисту.

    Услуга предоставляется на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
    Узнайте больше об услуге по разработке регламента взаимодействия
    Заполните контактную форму и нажмите кнопку Отправить. Мы свяжемся с вами и предоставим развернутую информацию.
    Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.