Телефон: +7 981 808 4556
статья
Ловушка «владелец бизнес-процесса»
07 февраля 2023
Что первично – бизнес-процессы или организационная структура?
Отвечу сразу. Конечно же бизнес-процессы.
Однако, если у вас стоит задача – навести порядок внутри компании, отладить работу, взаимодействие между сотрудниками до состояния близкого к работе часового механизма, начинать лучше, все-таки с оптимизации организационной структуры, с разделения труда. А уже потом отлаживать взаимодействие.
Отвечу сразу. Конечно же бизнес-процессы.
Однако, если у вас стоит задача – навести порядок внутри компании, отладить работу, взаимодействие между сотрудниками до состояния близкого к работе часового механизма, начинать лучше, все-таки с оптимизации организационной структуры, с разделения труда. А уже потом отлаживать взаимодействие.
При разработке бизнес-процессов выделяют несколько ролей: владелец, участник, куратор, поставщик, потребитель. Чаще всего «раскладывают по полочкам» роль владельца процесса: задачи, полномочия, ответственность, компетенции и др. До сих пор теряюсь, зачем такие сложности для практического бизнеса?
В работе «на земле», в реальных компаниях приходится сталкиваться с тем, что владельцем процесса часто назначают человека, ответственного за результат, к которому должен привести бизнес-процесс. И, если мы говорим о продажах, то это менеджер по продажам, если это закупка, то менеджер по закупкам, далее по списку. Ты – владелец бизнес-процесса. Вот и разбирайся с этим как хочешь. Заканчивается тем, что один человек тянет на себе всю цепочку, всю работу от начала до конца.
В работе «на земле», в реальных компаниях приходится сталкиваться с тем, что владельцем процесса часто назначают человека, ответственного за результат, к которому должен привести бизнес-процесс. И, если мы говорим о продажах, то это менеджер по продажам, если это закупка, то менеджер по закупкам, далее по списку. Ты – владелец бизнес-процесса. Вот и разбирайся с этим как хочешь. Заканчивается тем, что один человек тянет на себе всю цепочку, всю работу от начала до конца.
Результат – квалифицированный сотрудник выполняет от 30 до 70% неквалифицированной работы.
Компания теряет в эффективности, а сотрудник, из-за частых переключений с одного вида работы на другую, устает, выгорает психологически. Производительность труда очень низкая.
Собственно, это и есть ловушка под названием «владелец бизнес-процесса».
Что делать?
Для начала там, где это возможно, поделить работу по выполнению процесса между разными людьми: с разной квалификацией, с разными навыками, разными психотипами, разной заработной платой наконец.
Негоже человеку, который делает расчеты, отвлекаться на входящие звонки. Ошибок не миновать. Или сотруднику, который отлично продает (владельцу бизнес-процесса), половину дня тратить на отчеты, расчеты, подай, принеси и тому подобное. Уж лучше, пусть продаст побольше.
Негоже человеку, который делает расчеты, отвлекаться на входящие звонки. Ошибок не миновать. Или сотруднику, который отлично продает (владельцу бизнес-процесса), половину дня тратить на отчеты, расчеты, подай, принеси и тому подобное. Уж лучше, пусть продаст побольше.
Как это сделать?
Для начала, нужно составить подробный список работ, которые нужно выполнять для того, чтобы процесс работал. Это должен быть именно список работ, а не задач.
Пример.
Задача – оформить договор.
Работы: получить реквизиты, внести реквизиты в договор, внести существенные условия в договор, отнести договор на проверку [должность], подписать договор у [должность], отправить договор на согласование клиенту по e-mail, проанализировать протокол разногласий, предложить правки в договор, согласовать правки …, отправить договор с курьером.
Может что-то пропустил, не обессудьте.
Задача – оформить договор.
Работы: получить реквизиты, внести реквизиты в договор, внести существенные условия в договор, отнести договор на проверку [должность], подписать договор у [должность], отправить договор на согласование клиенту по e-mail, проанализировать протокол разногласий, предложить правки в договор, согласовать правки …, отправить договор с курьером.
Может что-то пропустил, не обессудьте.
И не нужно на этом этапе задаваться вопросом, кто эту работу будет делать. Не важно, потом разберемся. Здесь важно составить полный подробный список работ.
Теперь все работы нужно скомпоновать в блоки по определенным критериям, но, важно! Без привязки к конкретным людям. Есть разные методики разделения труда. Я использую для разделения труда пять критериев:
Теперь все работы нужно скомпоновать в блоки по определенным критериям, но, важно! Без привязки к конкретным людям. Есть разные методики разделения труда. Я использую для разделения труда пять критериев:
- Характер работы,
- Требования к навыкам сотрудника,
- Психологические характеристики сотрудника,
- Территориальное разделение,
- Уровень заработной платы сотрудника.
Продолжение примера.
Всю работу по оформлению договора можно разбить, как минимум, на две категории.
Техническая работа: получить реквизиты, внести реквизиты в договор, отнести договор на проверку [должность], подписать договор у [должность], отправить договор на согласование клиенту по e-mail, отправить договор с курьером.
Интеллектуальная работа: внести существенные условия в договор, проанализировать протокол разногласий, предложить правки в договор, согласовать правки …, отправить договор с курьером.
Всю работу по оформлению договора можно разбить, как минимум, на две категории.
Техническая работа: получить реквизиты, внести реквизиты в договор, отнести договор на проверку [должность], подписать договор у [должность], отправить договор на согласование клиенту по e-mail, отправить договор с курьером.
Интеллектуальная работа: внести существенные условия в договор, проанализировать протокол разногласий, предложить правки в договор, согласовать правки …, отправить договор с курьером.
Это и есть разделение труда.
Кстати, работу по разделению труда могут сделать сами сотрудники. В этом случае, компания получит дополнительную выгоду – мотивированную команду.
А вот теперь можно принимать решение, будет делать это все один человек или это будут разные сотрудники. Если договоров 2-3 в неделю, с этим вполне может справиться один работник. Если договоров 20-30 в неделю, то выгоднее, если этим будут заниматься разные люди.
Конечно же, пример очень простой, утрированный.
Работу по разделению труда можно сделать для любого подразделения компании: продажи, закупки, логистика, конструкторы, производственники, даже для бухгалтерии. Опыт показывает, что организационный ресурс есть всегда.
Подробнее методика описана здесь: Разработка организационной структуры по технологии ASSETS.
А вот теперь можно принимать решение, будет делать это все один человек или это будут разные сотрудники. Если договоров 2-3 в неделю, с этим вполне может справиться один работник. Если договоров 20-30 в неделю, то выгоднее, если этим будут заниматься разные люди.
Конечно же, пример очень простой, утрированный.
Работу по разделению труда можно сделать для любого подразделения компании: продажи, закупки, логистика, конструкторы, производственники, даже для бухгалтерии. Опыт показывает, что организационный ресурс есть всегда.
Подробнее методика описана здесь: Разработка организационной структуры по технологии ASSETS.
Что дальше?
А вот теперь можно переходить к описанию бизнес-процесса с указанием участников процесса.
Для описания можно использовать разные формы:
Если стоит задача – автоматизировать бизнес-процессы, то последовательность (ссылаюсь на разработчиков Битрикс 24) должна быть такая:
Если делать с конца, с автоматизации, или с середины, с блок-схемы, все равно придется вернуться к тексту. То есть, нужно сначала договориться между собой о взаимодействии, зафиксировать договоренности на бумаге в виде регламента взаимодействия, потом делать все остальное.
Важно не путать инструкции и регламенты. Инструкция – это то, что должен делать какой-то один конкретный человек в определенной ситуации или на своем рабочем месте. Регламент – это описание цепочек взаимодействия между людьми.
Регламент должен отвечать на четыре ключевых вопроса: кто, кому, что, когда передает?
Для описания можно использовать разные формы:
- Текст – регламент взаимодействия,
- Таблица,
- Графика – блок-схемы.
Если стоит задача – автоматизировать бизнес-процессы, то последовательность (ссылаюсь на разработчиков Битрикс 24) должна быть такая:
- Текст – регламент взаимодействия,
- Графика – блок-схемы,
- Автоматизация.
Если делать с конца, с автоматизации, или с середины, с блок-схемы, все равно придется вернуться к тексту. То есть, нужно сначала договориться между собой о взаимодействии, зафиксировать договоренности на бумаге в виде регламента взаимодействия, потом делать все остальное.
Важно не путать инструкции и регламенты. Инструкция – это то, что должен делать какой-то один конкретный человек в определенной ситуации или на своем рабочем месте. Регламент – это описание цепочек взаимодействия между людьми.
Регламент должен отвечать на четыре ключевых вопроса: кто, кому, что, когда передает?
Заключение
- 1Конечно же первичен бизнес-процесс.
- 2Чтобы повысить эффективность работы компании, повысить производительность, начать нужно с разделения труда, с изменения организационной структуры и содержания работы людей.
- 3Если разделение труда сделать руками сотрудников, то это позволит компании получить еще и мотивированную команду.
- 4При описании бизнес-процессов с помощью регламента нужно получить ответы на четыре ключевых вопроса: кто, кому, что, когда передает?
- 5Именно такая последовательность по реорганизации предприятия позволит избежать ловушки под названием «владелец процесса».
Всех благ!
Автор: Владимир Зюзько.
Автор: Владимир Зюзько.